¿Cómo implementar Home Office en tu empresa?

Con estas 3 herramientas, además de lograr orden, enfocarás a tu equipo de trabajo para que sea más productivo y, de paso, contribuya al mejoramiento del medio ambiente.

Cuando menciono “medir la productividad”, no me refiero a formas de control o vigilancia. En realidad, hablo de los resultados al momento de ejecutar acciones de forma asertiva, que permitirán lograr el objetivo que cada equipo define para el día, semana, mes o Q.

Administrar y gestionar todas las acciones de cada integrante del equipo, permite a los líderes gestar una mejor planeación. Esto se vuelve especialmente importante para aquellas posiciones que, pensamos, pueden complicar sus labores trabajando desde casa y requieren adoptar un método de trabajo efectivo.

Dicho esto, y recapitulando un poco, requerimos:  Administrar todas las acciones, medir nuestros avances; además de tener completa gestión y comunicación con nuestros colaboradores.

Una vez que definimos las claves de un buen Home Office, es momento de analizar las mejores herramientas y conocer las ventajas al aplicar dicha estructura de trabajo en tu organización.

Por si fuera poco, todas las herramientas seleccionadas son funcionales en su versión gratuita.

Slack: Tu mejor aliado en procesos de comunicación.

Slack es una herramienta gratuita que simplifica la comunicación entre miembros de una empresa. 

Lo mejor de todo es que permite crear grupos, para equipos de trabajo o proyectos específicos. De igual forma puedes realizar llamadas y videollamadas 1 a 1 y compartir avances. 

De esta forma crearás un hilo de conversación, para mantener a toda tu organización alineada hacia objetivos personales y empresariales.  

Google Drive: Una herramienta completa, información organizada, todo en un solo lugar. 

Siempre es importante mantener organizados los archivos de la empresa; además de que estos sean accesibles para todas las personas involucradas.

Para esto no existe mejor lugar que la nube. Google Drive te permite organizar y almacenar todos tu archivos de una forma segura. Además, incorpora opciones para compartir información con el resto de tu equipo vía Slack o, bien, enviarla a algún cliente o prospecto. 

Incluso puedes crear tus documentos en Drive de forma conjunta o dejar comentarios para aplicar cambios en documentos de texto, excel, pdf y, realmente, cualquier elemento que necesite tu proyecto. 

Asana: gestión y seguimiento de acciones por equipo.

Una vez que hayas concluido tu reunión vía Slack y hayas compartido documentos vía Google Drive con los involucrados; es momento de añadir todas las tareas en Asana. 

Esta herramienta te brinda la opción de crear proyectos y asignar, a cada responsable, la acción a realizar así como la fecha de entrega.

Cada miembro del equipo podrá visualizar su agenda y, así, podrá establecer el plan de trabajo para su día, semana o mes.

A manera de conclusión: Por lo general, el Home Office suele crear cierta desconfianza, pero un verdadero líder puede crear marcos de trabajo para ayudar a la empresa y a su equipo a conseguir sus objetivos. 

Ahora bien, si eres colaborador, es necesario que la medición de tu productividad sea clara; con el fin de probar y argumentar tu rendimiento (beneficio) para la empresa, al gestionar un proyecto bajo el esquema de Home Office.

Por Bernardo Salazar Jiménez

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